Es ist Oktober 2019 und es wird der Wunsch geäußert: Unser Unternehmen soll ISO zertifiziert werden! Und das am besten sofort. 🙂
Wer kennt sie nicht, die am liebsten bereits gestern erfüllten Wünsche. Um Ihnen genau diese Aufgabe für das Ziel DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert zu werden eventuell etwas zu erleichtern, haben wir hier ein paar hilfreiche Tipps.
Die 4 Schritte zur Zertifizierung:
1. Auswahl einer Zertifizierungsgesellschaft
Die Zertifizierung des QM-Systems übernimmt eine unabhängige und akkreditierte Zertifizierungsgesellschaft. Akkreditiert bedeutet, dass der Zertifizierer von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) auf die Einhaltung der weltweit verbindlichen Regeln der ISO/IEC 17021 überwacht.
Solche Zertifizierungsstellen sind einfach über das Internet zu finden. In unserem Fall haben wir uns an die TÜV NORD CERT GmbH in Hannover gewandt. Die TÜV NORD CERT GmbH hat uns direkt Informationsmaterial zur Verfügung gestellt und wir konnten uns durch ein telefonisches Erstgespräch versichern, ob wir uns eine Zusammenarbeit vorstellen können. Nachdem wir ein eigens für uns erstelltes Angebot unterschrieben hatten und uns die Auftragsbestätigung vorlag, wurde uns der Auditor bekannt gegeben und eine Beraterin der TÜV NORD CERT GmbH kam für ein kostenfreies Beratungsgespräch zu uns ins Haus.
2. Vorbereitung auf die Zertifizierung
Verfügt unser Unternehmen bereits über dokumentierte Prozesse, Regeln, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen inkl. Zuständigkeiten die Qualität und damit Kundenzufriedenheit betreffend, die im Unternehmen auch gelebt werden? Sind alle Rahmenfaktoren erfüllt wie z. B. das Vorhandensein einer Qualitätspolitik, einer Prozesslandkarte, eines Organigramms etc.?
Sollte dies nicht der Fall sein, besteht ein größerer Vorbereitungsbedarf, in dem sich das Unternehmen gern Unterstützung von außen durch einen externen Berater genehmigen darf. Dieser ist zwar kein „muss“, ist aber zu empfehlen. Und Achtung: Hier können evtl. bundesweite Fördermöglichkeiten in Anspruch genommen werden, sprechen Sie das Beratungsunternehmen darauf an, bevor ein Beratervertrag geschlossen wird.
Entscheidet man sich gegen eine externe Beratung, dann ist zunächst einiges an Recherche notwendig. Erst einmal ist es zwingend notwendig sich mit den DIN IN ISO 9001:2015 Normen bekannt zu machen. Um diese wirklich verstehen zu können, ist die Weiterbildung einer oder mehrerer Mitarbeiter zum Qualitätsbeauftragten empfehlenswert, wenn nicht sogar unabdingbar.
Um daraufhin ein einwandfreies Qualitätsmanagementsystem aufzubauen, hilft dann ggf. die Zertifizierungsstelle, das Gespräch mit bereits zertifizierten Unternehmen, Internetrecherche u.v.m.
Vor dem Zertifizierungsaudit besteht für das Unternehmen die Möglichkeit ein Vor-Audit durch die externe Zertifizierungsstelle in Anspruch zu nehmen. Dabei kommt ein Auditor ins Haus des Unternehmens und prüft mit anschließender Berichterstellung alle vorliegenden Dokumente und Verfahrensanweisungen. Im Bericht wird dann eine Aussage darüber getroffen, wo Schwachstellen im QM-System liegen und welche notwendigen Schritte die Organisation für eine Zertifizierung noch einleiten muss. Solch ein Vor-Audit ist optional – und aus unserer Sicht empfehlenswert.
3. Durchführung des Zertifizierungsaudits
Vor dem Zertifizierungsaudit wird zwischen Auditor/in und dem Unternehmen ein Auditplan abgestimmt. Dieser enthält
- Auditart
- Stand der Managementdokumentation
- QM-Beauftragter des Unternehmens
- Namen der Auditoren
- Auditbeginn (Datum, Uhrzeit)
- Termine, Zeitpunkte, Orte
- Namen, Rollen und Verantwortlichkeiten der Begleitpersonen
- Auditierte Prozesse
- Pausen
Ziel des Audits ist es, die Wirksamkeit des Managementsystems auf Grundlage der geltenden Norm zu bewerten. So beinhaltet das Zertifizierungsaudit folgende Punkte:
- Informationen über die Konformität mit den Anforderungen der Norm
- Leistungsüberwachung der Ziele der Hauptleistungen des Unternehmens
- Das Managementsystem und die Leistungsfähigkeit des Kunden in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften
- Funktionsfähige Steuerung der Prozesse
- Verantwortung der Leitung
- Interne Audits und Managementbewertung
Das Audit selbst erfolgt durch Befragung der Mitarbeiter, Einsichtnahme relevanter Dokumente, Richtlinien und Betriebsbegehungen. Nach Beendigung des Audits wird das Unternehmen in einem Abschlussgespräch über das Ergebnis unterrichtet und in einem Auditbericht dokumentiert. Soweit es aufgrund der Ergebnisse nötig ist, wird ein Termin für ein Nachaudit festgelegt. Bis dahin können mögliche Abweichungen beseitigt werden.
4. Zertifikatserteilung, interne Audits, Überwachungs- und Rezertifizierungsaudit
Nach positiver Prüfung des QM-Systems und Behebung aller Abweichungen wird das Zertifikat von der Zertifizierungsgesellschaft erstellt. Dieses ist üblicherweise 3 Jahre gültig, wenn die jährlichen Überwachungsaudits zu einem positiven Ergebnis führen. Beim Überwachungsaudit werden die wesentlichen Normforderungen geprüft sowie die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen zu den Abweichungen aus den vorherigen Audits bewertet. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer ist ein Rezertifizierungsaudit zur Verlängerung des Zertifikats durchzuführen. Hierbei wird die Wirksamkeit des gesamten QM-Systems, wie im ersten Zertifizierungsaudit geprüft. So sieht der Weg zum zertifizierten Qualitätsmanagementsystem aus. Wir können sagen, dass wir im Team viel Spaß dabei hatten und dass sich schon auf dem Weg zur Erstzertifizierung merkbar positive Veränderung ergeben haben. Die Erstzertifizierung war erst der Anfang – wir verbessern uns seither immer weiter – und das im gesamten Team des Unternehmens.
